Как провести успешное онлайн мероприятие

Черные наушники

Пандемия 2020 года значительно повлияла на жизнь современных людей. Она ещё прочнее привязала нас к цифровым технологиям. Интернет и сопутствующие инструменты дают много возможностей и позволяют круглосуточно быть на связи. С их помощью можно интересно и с пользой провести онлайн мероприятия.

Инструменты продвижения ресурса

Ноутбук, блокнот, телефон

Вебинар посетит больше людей, если его продвигать. Этому поспособствует микросайт. Там можно разместить:

  • подробную информацию о предстоящем мероприятии;
  • новости;
  • онлайн чат;
  • биографии участников;
  • данные спонсоров.

Микросайт станет источником трансляции и местом хранения информации, чтобы ознакомиться с материалами могли даже те, кто пропустил встречу.

Как заинтересовать зрителя

Студийная съемка

Чтобы зрителям было интересно, используют записи в ограниченном количестве. Живой материал лучше воспринимается и выше ценится аудиторией.

Заранее записанные вебинары удобнее и безопаснее, но зрители хотят видеть интерактивность, а это возможно только при живой подаче.

Перед началом трансляции нужно распределить роли. Докладчик должен четко знать как будут задавать вопросы, чтобы уверенно и быстро сформулировать ответ.

Технические проблемы

Онлайн мероприятия

Технические сбои могут испортить впечатление зрителя о качестве онлайн мероприятия. Такое случается часто, поэтому нужно продумать, как себя вести в подобной ситуации.

Чтобы избежать технических проблем, стоит проверить следующие моменты:

  1. Мощный, бесперебойный интернет сигнал. Лишних, работающих от сети приборов не должно быть. Также нужно исключить действие на устройство программ, снижающих качество сигнала.
  2. Выключение звука на телефонах.
  3. Визуальная оценка презентации со стороны. Для этого нужно зайти на сайт с другого устройства.
  4. Возможность подключения с альтернативного источника при внезапном сбое трансляции.

Удобно и несложно создать групповой чат, который нужен для быстрой связи с участниками и оповещения о возникших проблемах. Также полезно знать о существовании опции виртуальных комнат — они нужны для замены канала связи при сбое сети.

Общение с участниками

Онлайн мероприятия

Общение со зрителями позволяет разнообразить вебинар. Активное участие — важный этап интересного мероприятия. Для этого создают чат, микросайт или форму Гугле и приглашают участников ответить на вопросы или составить их.

Чтобы приглашенные высказывали мнение, предлагают пройти опрос. Любые инструменты можно разнообразить развлекательными деталями, подбирая соответствующую онлайн мероприятию тематику.

Оптимальное время

Человек с часами

Время вебинара не превышает 90 минут. Затянувшееся виртуальное мероприятие не дает эффективности, поскольку участники устают и не усваивают материал.

Зрителям необходимы паузы, чтобы отвлечься, размяться, принять пищу или выпить воду. Это повысит концентрацию внимания и улучшит восприятие.

Поддержка техников

Техническая поддержка важна также, как и оснащение. Создать оптимальные условия сможет коллектив из 6-8 человек. Это одинаково для стандартного мероприятия и конференции.

Специалисты-техники организуют качественный звук, графику и проследят за виртуальными комнатами. Они дадут инструкцию, как действовать в сложных ситуациях. Это поможет избежать возможных проблем и провести онлайн мероприятие успешно.

Подготовка

Предварительно стоит провести репетицию конференции, чтобы увидеть сложные моменты. Если возникнут проблемы, можно будет успеть их исправить и не допускать подобного в реальной трансляции.

Дополнительные функции

Ноутбук, кофе и блокнот

Подача видео- и аудиосигнала должна быть стабильной. Необходимо проверить этот момент и убедиться, что спикеры знают, где установлены камеры.

Желательно применять живые субтитры, чтобы предоставить доступ к вебинару людям с ограниченными возможностями. Можно сделать сурдоперевод и перевод на иностранные языки. Стандартизация мероприятия позволит всем присоединиться к нему.

Управление и анализ информации

Люди онлайн

Онлайн встречи — отличный материал для аналитики. Это весомое преимущество, позволяющее выяснить массу факторов:

  • большинство типов устройств, которыми пользуется аудитория;
  • геолокацию;
  • число просмотров и другие.

Анализ поможет продвигать сайт и улучшать его для целевой аудитории.

Если в эфире зритель слишком долго ведёт монолог, задаёт неудобные вопросы или перебивает докладчика, можно отключить микрофон. Не стоит стесняться, для этого и существует управление техникой. Назначенный специалист должен иметь доступ к звуковому сигналу и следить, чтобы вебинар проходил по намеченному плану.

Особенности и подготовка ко встрече онлайн. Пошаговое руководство

Фотоаппарат, картриджи

Онлайн мероприятия имеют множество положительных моментов:

  • максимальный охват участников;
  • видеозапись для последующей рассылки желающим ознакомиться с материалами;
  • экономия ресурсов на услуги спикеров, печатные формы и брендирование;
  • быстрая обратная связь посредством использования чатов;
  • возможность подключения в любом формате;
  • доступ из любой точки мира.

Эти преимущества имеют перевес перед недостатками живого мероприятия, которые тоже есть:

  • отсутствие связи между участниками, которая возникает при совместном присутствии;
  • необходимость технического контроля.

Дистанционное проведение вебинара более выгодно, поскольку отрицательные моменты легко регулируются. Важно, чтобы спикер осознавал ответственность за способ подачи материала и его содержание. А технические условия чаще всего не создают проблем, если заранее отрегулировать вышеперечисленные моменты.

Оффлайн вебинары не могут сравниться с онлайн по количеству участников. Интернетом сейчас пользуется 94% граждан России, поэтому возможность собрать максимум целевой аудитории выше. Но, чтобы виртуальное мероприятие прошло на высоком уровне, следует разработать программу поэтапно.

Первый шаг

Сначала нужно продумать концепцию. Важно четко понимать, о чем, для кого будет вебинар и какой результат хочет получить организатор. Эффективнее всего работать с целевой аудиторией, поскольку в этом случае запросы и потребности предугадать легче.

Для себя нужно составить список спикеров, которые будут приглашены на вебинар и всего, что потребуется для его организации. При этом стоит реально оценивать возможности и планы.

Второй шаг

wow эффект

Условия успешного мероприятия — четкая и интересная подача материала. Это получится, если действовать по сценарию. В зависимости от темы конференции, программа должна содержать основную ценность, которую необходимо довести до зрителя.

Можно разделить план на блоки, предназначенные для людей с разными интересами. Это позволит охватить большую аудиторию. Чтобы удержать внимание, нужно использовать досуговые моменты.

Интересное оформление выполняют с помощью следующих приемов:

  • детали шоу в вебинаре любого типа;
  • wow-эффекты;
  • паузы;
  • часть открытия и завершения.

Во время перерыва участники могут пообщаться в чате. Общение часто приводит к положительному результату для зрителя. Соответственно, и организатор получит пользу — отзывы помогут продвижению ресурса.

Третий шаг

Серьезное, структурированное событие лучше создавать командой. Специалисты профессионально разработают мероприятие по частям. Коллектив может включать:

  • сценариста, режиссера, ответственных за содержание;
  • ведущего;
  • программистов, которые особенно нужны, если в ходе вебинара запланирован переход на сторонние сайты;
  • дизайнера;
  • специалиста технического профиля для стабильной трансляции и качественного эфира;
  • менеджера для работы со спикерами, зрителями и брендированием.

Четвертый шаг

Основа онлайн мероприятия — техническое оснащение. Оно позволяет организовать встречу в дистанционном режиме. Сюда входят устройства платежного назначения и оборудование для передачи сигнала. Сопутствующая техника используется в зависимости от индивидуальных особенностей конференции.

Пятый шаг

Взаимодействие аудитории

Участие сотрудников call центра нужно для взаимодействия с аудиторией. Они выполняют следующие задачи:

  • отвечают на вопросы;
  • рассылают письма на электронную почту;
  • формируют текст и насыщают его ссылками и контактами.

Чаты во время трансляции нужны для поддержки активности и вовлечённости зрителей. Отдельно стоит создать чат для решения технических проблем.

Ведущий, модераторы и кураторы смогут виртуально общаться с аудиторией и понять их настроение. А в социальных сетях можно  размещать тематические посты.

Пандемия — не повод прекращать профессиональное развитие. В условиях самоизоляции тоже можно творить и повышать уровень образования. Онлайн-инструменты помогут в этом, повысят эффективность деятельности и прибыльность.

Как провести онлайн мероприятие в нашем видео ролике:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector